Khách đặt lịch rồi không đến: làm gì để giảm
Một vị khách không đến khiến bạn mất giờ đó hai lần: bạn không làm việc trong giờ đó, và cũng không thể nhường nó cho người khác. Không công cụ nào làm cho chuyện khách bỏ hẹn biến mất, và không ai có thể trung thực hứa với bạn một con số phần trăm. Nhưng phần lớn các buổi hẹn bị lỡ đều có lý do đơn giản, và mỗi lý do có một cách chữa đơn giản.
Vì sao khách không đến
- Họ quên. Buổi hẹn được thống nhất hai tuần trước trong một cuộc chat đã trôi mất từ lâu.
- Kế hoạch thay đổi, và họ ngại nhắn cho bạn. Hủy hẹn nghĩa là phải mở lời và xin lỗi, nên việc đó bị hoãn đến khi quá muộn.
- Họ nhầm giờ. “Thứ Năm lúc năm giờ” chỉ được nói một lần, và không có tin nhắn nào để đối chiếu.
Điều gì có ích
Xác nhận bằng tin nhắn ngay. Ngày, giờ và địa chỉ trong một tin nhắn, gửi ngay sau khi thống nhất. Khách có thể tìm lại sau, và bạn cũng vậy.
Nhắc trước một ngày. Một tin nhắn ngắn vào tối hôm trước là cách chữa đơn giản nhất. Tin thứ hai, trước buổi hẹn vài giờ, đến được với những người đã lên kế hoạch cho ngày của mình mà không xem lại.
Viết gì trong tin nhắn nhắc lịch hẹn. Ba điều là đủ: khi nào, để làm gì, và làm gì nếu không còn phù hợp. Ví dụ: “Chào chị Anna! Em xin nhắc lịch hẹn của chị: ngày mai, thứ Năm, lúc 17:00, làm móng. Nếu kế hoạch thay đổi, chị nhắn cho em trong hôm nay nhé.”
Làm cho việc hủy thật dễ. Khách hủy được bằng một lần chạm sẽ hủy khi kế hoạch thay đổi, chứ không phải một giờ trước buổi hẹn. Với bạn, một lần hủy sớm là một khung giờ vẫn còn nhường được cho người khác.
Nói rõ quy định trước buổi hẹn đầu tiên. Muộn nhất khi nào thì được hủy, và chuyện gì xảy ra khi ai đó không đến. Quy định nói trước là một thỏa thuận; quy định nói sau là một cuộc cãi vã.
Giữ số điện thoại. Khi khách đến trễ, một cuộc gọi giải quyết trong một phút điều mà tin nhắn không giải quyết được.
Bot làm được những việc nào trong số này
Với VisitKit, khách đặt lịch qua liên kết của bạn trong Telegram, còn bot lo phần việc lặp lại:
- gửi cho khách lời xác nhận ngay khi lịch được đặt;
- nhắc khách trước buổi hẹn một ngày và hai giờ;
- cho khách tự hủy lịch hẹn — giờ đó lập tức trống lại, và bạn nhận thông báo;
- cho bạn thấy số điện thoại của khách và một nút để nhắn cho họ trên Telegram;
- cho khách thêm buổi hẹn vào lịch trên điện thoại.
Những gì nó không làm được
Lời nhắc chỉ đến được với khách đã khởi động bot. Liên kết của bạn dẫn qua cuộc chat với bot nên thường là như vậy, nhưng việc gửi đến nơi không được bảo đảm. VisitKit không nhận tiền đặt cọc: nếu bạn yêu cầu, bạn tự thỏa thuận trực tiếp với khách. Và quy định làm việc của bạn vẫn do chính bạn nói ra.
Mở VisitKit trong Telegram — miễn phí tới 15 lịch hẹn mỗi tháng.
Xem thêm: ba cách nhận đặt lịch trên Telegram.