Tệp của khách hàng trong Telegram: danh mục cho freelancer
Giấy tờ của một freelancer đến theo đúng cách công việc đến: qua các cuộc chat. Hợp đồng đến từ người này, brief từ người khác, biên bản đã ký đến sau đó một tháng từ người thứ ba, còn hóa đơn bạn tự gửi thì nằm đâu đó phía trên tất cả. Khi kế toán hỏi “biên bản tháng Ba”, bạn lại cuộn.
Bạn không cần thêm một nơi nữa để tải tệp lên. Bạn cần một danh sách những tệp bạn đã có.
Cách bố trí hiệu quả
Trong ShelfKit một tệp có một thư mục và tối đa 20 thẻ. Với công việc cho khách hàng, điều đó khớp với hai câu hỏi — của ai, và là gì:
- Thư mục theo khách hàng hoặc dự án. “Studio Phương Bắc”, “Website cho Ana”, “Tài liệu riêng”.
- Thẻ theo loại tài liệu.
hợp-đồng,hóa-đơn,biên-bản,brief,nguồn.
“Biên bản tháng Ba của Studio Phương Bắc” khi đó là thư mục, thẻ biên-bản, và một cái liếc qua ngày tháng.
Mọi việc diễn ra hằng ngày thế nào
- Khách hàng gửi một tệp trong Telegram. Bạn chuyển tiếp nó cho bot ShelfKit — đúng thao tác bạn vẫn làm khi chuyển tiếp cho chính mình.
- Trong Mini App bạn chọn thư mục và thêm một hai thẻ.
- Khi cần tệp, bạn tìm theo tên và thẻ, hoặc mở thư mục của khách hàng.
- Bạn chạm vào tệp, và bot gửi nó vào cuộc chat của bạn. Từ đó bạn chuyển tiếp nó đến nơi cần đến.
Một thói quen tốt: trước khi gửi hóa đơn của chính bạn cho khách, hãy đặt tên tệp sao cho tìm lại được — “HoaDon-2026-03-StudioPhuongBac.pdf” — và chuyển tiếp cả tin nhắn của chính bạn cho bot.
Điều cần ghi nhớ
- Chỉ những gì bạn chuyển tiếp mới có trong danh mục. ShelfKit không đọc các cuộc chat của bạn.
- Các tệp vẫn ở trong Telegram. ShelfKit giữ một chỉ mục — tên, loại, kích thước và tham chiếu tới tin nhắn — và không giữ bản sao nào. Vì thế nó không phải bản sao lưu: tệp còn đó chừng nào Telegram còn giữ. Hãy giữ thêm hợp đồng và bất cứ thứ gì bạn buộc phải xuất trình được ở một nơi của riêng bạn.
- Tìm kiếm dựa vào tên, thư mục, thẻ và loại, không dựa vào nội dung bên trong tài liệu.
- Gói miễn phí có 3 thư mục và 150 tệp. Nếu có nhiều khách hơn thế, hãy dùng thẻ cho cả khách hàng, hoặc dùng Pro: gói này không giới hạn thư mục hay tệp.
Mở ShelfKit trong Telegram và chuyển tiếp tài liệu của vị khách bạn đang làm việc cùng.
Thêm nữa: cách tìm tệp trong Telegram và cách dọn gọn Tin nhắn đã lưu.