Kundendateien in Telegram: ein Katalog für Freelancer

Der Papierkram eines Freelancers kommt so an wie die Arbeit: in Chats. Der Vertrag kommt von einer Person, das Briefing von einer anderen, das unterschriebene Abnahmeprotokoll einen Monat später von einer dritten, und die Rechnung, die du selbst geschickt hast, steht irgendwo über allem. Wenn die Buchhaltung nach „dem Protokoll für März“ fragt, scrollst du.

Du brauchst keinen weiteren Ort, an den du Dateien hochlädst. Du brauchst eine Liste derer, die du schon hast.

Eine Ordnung, die funktioniert

In ShelfKit hat eine Datei einen Ordner und bis zu 20 Tags. Für Kundenarbeit passt das gut zu zwei Fragen – wem gehört es, und was ist es:

• Ordner nach Kunde oder Projekt. „Studio Nord“, „Website für Ana“, „Eigene Dokumente“.
• Tags nach Art des Dokuments. vertrag, rechnung, protokoll, briefing, quelldatei.

„Das Protokoll für März von Studio Nord“ ist dann der Ordner, der Tag protokoll und ein Blick auf die Daten.

So läuft es im Alltag

1. Ein Kunde schickt eine Datei in Telegram. Du leitest sie an den ShelfKit-Bot weiter – dieselbe Geste, mit der du sie an dich selbst weiterleiten würdest.
2. In der Mini App wählst du den Ordner und ergänzt ein, zwei Tags.
3. Wenn du die Datei brauchst, suchst du nach Name und Tags oder öffnest den Ordner des Kunden.
4. Du tippst auf die Datei, und der Bot schickt sie dir in den Chat. Von dort leitest du sie weiter, wohin sie muss.

Eine gute Gewohnheit: Bevor du deine eigene Rechnung an einen Kunden schickst, benenne die Datei so, dass man sie findet – „Rechnung-2026-03-StudioNord.pdf“ – und leite auch deine eigene Nachricht an den Bot weiter.

Was du im Kopf behalten solltest

• Im Katalog ist nur, was du weiterleitest. ShelfKit liest deine Chats nicht.
• Die Dateien bleiben in Telegram. ShelfKit führt ein Verzeichnis – Name, Typ, Größe und einen Verweis auf die Nachricht – und keine Kopien. Deshalb ist es kein Backup: Eine Datei ist so lange da, wie Telegram sie aufbewahrt. Verträge und alles, was du vorlegen können musst, bewahrst du zusätzlich an einem eigenen Ort auf.
• Die Suche geht nach Name, Ordner, Tag und Typ, nicht nach dem Text in einem Dokument.
• Der kostenlose Tarif hat 3 Ordner und 150 Dateien. Bei mehr Kunden nimm auch für Kunden Tags, oder hol dir Pro: Dort gibt es keine Grenze für Ordner oder Dateien.

Öffne ShelfKit in Telegram und leite die Dokumente des Kunden weiter, mit dem du gerade arbeitest.

Mehr: wie du eine Datei in Telegram findest und wie du „Gespeichertes“ aufräumst.